אז התחלתם לתכנן את החתונה, ופתאום עולה השאלה: מתי בכלל שולחים את ההזמנות? הרי אתם רוצים שכולם יהיו פנויים, יתארגנו כמו שצריך, ואפילו יצליחו למצוא בגדים שיתאימו בדיוק לרצפת הריקודים שלכם. בואו נדבר על איך לקבוע את התזמון המושלם בלי לשבור את הראש.
כמה זמן מראש כדאי לשלוח את ההזמנות?
נתחיל בעובדות. מומלץ לשלוח את ההזמנות בין 6 ל-8 שבועות לפני החתונה. למה? כי זה נותן לאורחים מספיק זמן להכניס את האירוע ליומן, לבדוק אם השמלה שלהם עדיין נסגרת (או לצאת לקנות חדשה), ולתכנן את היום הגדול שלכם בלו"ז שלהם. אם מדובר בחתונה רחוקה, כמו ביעד בצפון או בדרום, כדאי לתת קצת יותר זמן מראש – 10-12 שבועות זה סבבה לגמרי.
ומה עושים אם החתונה בחו"ל?
אם אתם מתכננים חתונה ביעד אקזוטי, תעשו טובה לכולם ותשלחו "Save the Date" לפחות חצי שנה מראש. ככה החברים והמשפחה יוכלו להתחיל לארגן טיסות, בתי מלון ולקחת חופש מהעבודה. הזמנה דיגיטלית רשמיות אפשר לשלוח 3-4 חודשים לפני האירוע, כשכל הפרטים כבר סגורים.
איך לבנות רשימת אורחים בלי בלגן?
לפני שאתם שולחים הזמנות לחתונה, שבו רגע ותעשו רשימת אורחים מסודרת. תחשבו טוב על מי שבאמת חשוב לכם שיגיע, ותוודאו שהרשימה מעודכנת. אגב, וודאו שיש לכם מיילים או מספרי טלפון עדכניים של כולם.
אישורי הגעה
כדי שלא תצטרכו לרדוף אחרי אנשים עם שאלות כמו "נו, אתם באים או לא?", הוסיפו אפשרות לאישורי הגעה דיגיטליים. ככה כל אורח יכול פשוט ללחוץ על כפתור ולהגיד אם הוא מגיע או לא. אם מישהו מתעכב, שלחו תזכורת עדינה – "היי, לא קיבלנו תשובה, מחכים לכם!". זה חוסך גם לכם וגם להם.
חשוב לתת לאורחים דדליין ברור לאישורי הגעה. מומלץ שהדדליין יהיה לפחות שבוע לפני האירוע, כדי שתוכלו לעדכן את הקייטרינג ואת סידורי הישיבה. שבוע לפני הדדליין, תשלחו תזכורת קטנה למי שעדיין לא אישר. זה חוסך כאבי ראש של הרגע האחרון.
ומה אם יש שינוי בלו"ז?
דברים קורים, וזה בסדר. אם אתם צריכים לעדכן את השעה, המיקום או כל פרט אחר, הכי קל לעשות את זה עם הזמנות דיגיטליות. פשוט שולחים עדכון לכולם בלחיצה אחת, והאורחים שלכם מעודכנים בלי שום בעיה.
לסיכום
התזמון של שליחת ההזמנות לחתונה הוא קריטי, אבל הוא לא צריך להיות מסובך. עם קצת תכנון, רשימה מסודרת וטיפת גמישות, תוכלו לוודא שכל האורחים שלכם יקבלו את ההזמנות בזמן ויגיעו ביום הגדול שלכם מוכנים לחגוג. מזל טוב! 💍🎉